Forecasting: Un mapa estratégico hacia el futuro del manejo logístico

Predecir el futuro sigue siendo una virtud de algunos superhéroes, pero en la vida real, aún no es algo factible de hacer. Ahora, por otro lado, lo que sí es posible y aplicable es analizar el pasado, además de comportamientos del presente y con  base en ambos crear una estimación hacia el futuro. 

De esto se trata la lógica de un Forecast, herramienta que mediante el estudio de comportamientos anteriores, puede monitorear y estimar por ejemplo, las ventas futuras de un producto. 

¿Para qué podría servir este tipo de herramienta? 

Tiene múltiples beneficios en diferentes áreas, pero con el uso de datos históricos de la marca o empresa y las previsiones de venta, se puede crear un mapa futuro que respalde la toma de decisiones estratégicas, de inversión focalizada o de posibles riesgos a prevenir. 

Más que una herramienta puntual

Para entender el funcionamiento de un Forecast, es necesario entender cómo se compone y sus objetivos principales. Estos van de la mano con potenciar la comunicación interna de cada eslabón de la empresa para que de esta manera, todas las áreas puedan estar preparadas para enfrentar el futuro con ciertas bases y guías a seguir.

A su vez, conocer qué podría pasar a corto y mediano plazo, puede ayudar a detectar problemas con anterioridad y por lo mismo, crear soluciones más rápidas y simples.

Finalmente, la toma correcta de decisiones ayuda incluso a reducir inventarios, ahorrar costos y tener una atención al cliente de calidad.

Y en modo práctico, para explicar la lógica de un Forecast, este se guía por dos métodos básicos para poder conseguir el análisis esperado y con base en ellos se puede entender hacia dónde apunta el objetivo.

Método Cualitativo

Desde un lado más subjetivo, aquellos integrantes de la empresa o marca que han tenido mayor relación directa con el público objetivo, pueden entregar ciertas perspectivas, conocimientos y opiniones sobre la reacción de estos frente al producto, costo o servicio.

Está muy ligado a cada área que tenga contacto directo con clientes o potenciales, y con base en diferentes estudios de opinión o análisis de comportamientos se puede predecir un futuro en cuanto a preferencias de consumo.

Método Cuantitativo

Se basa principalmente en los datos reales obtenidos desde estudios pasados referentes a las ventas, que si bien es cierto, no porque haya habido meses exitosos antiguamente, quiere decir que el futuro será exactamente así, entregan una predicción de ingresos estimados que ayuda a crear una guía para trabajar.

Al mismo tiempo, siempre hay que tener en consideración las adversidades propias de un sistema de negocios, que dependen de factores externos como por ejemplo, los cambios en el mercado, tanto positivos como negativos, el contexto económico actual del rubro en particular, tendencias y preferencias en cuanto a cierto producto, entre otros.

Tipos de Forecast, una mirada hacia el futuro

Existen tres variaciones de Forecast que serán clave para una aproximación más segura del futuro. A la vez, desde operaciones es importante que las medidas de esta herramienta sean en número de pedidos o unidades más que en monto, debido a que el movimiento de las bodegas y centros de distribución se mide de esta manera.

1. Forecast a 12 meses:

Haciendo un estudio mes a mes por un año completo, se puede lograr una guía que indica hacia dónde se dirige una empresa con un análisis constante. 

Si bien es un tiempo extendido y será difícil tener certezas con tal nivel de antelación,puede funcionar como un paso a paso de constante revisión y corrección para el avance seguro, además de entregar la información sobre crecimiento de inventario y venta. 

1. Forecast Mensual:

Este tipo de Forecast es el que aterriza los sucesos de manera más certera. La idea es trabajarlo como un reporte mensual pero con updates semanales. De esta manera el mes completo se va trabajando en base a una guía.

Una semana antes de que finalice el mes, es importante tener la data completa del comportamiento de las ventas para estar al día con las estrategias de marketing, sentimiento del mercado y posicionamiento de marca.

La clave para que este tipo de Forecast funcione es la constante comunicación interna con el equipo, ya que si se planea una semana más alta que otra, es información que debe ser conocida por cada área de la empresa para estar listos y saber cómo actuar. De esa forma se puede ser eficiente en temas de inventario, sobre venta o atención al cliente. 

¿Cómo podría funcionar esto?

Por ejemplo, se indica que durante el mes se van a vender 1,000 pedidos. 

Si esto no se acompaña de una especificación por semana al equipo completo, podría internamente dividirse el total de pedidos entre 30 y daría un total de 33.3 pedidos por día. Debido a este cálculo, se asignará personal para sacar 33 pedidos al día. 

Si se especifica internamente que de esos 1,000 pedidos se espera que el 60% de ellos salgan de un descuento que va a implementar la marca en la última semana de dicho mes,  entonces con anticipación se asignan 18 pedidos al día durante las 3 primeras semanas del mes y 80 pedidos al día en la semana donde estará la promoción específica, de esta manera la venta se hace más eficiente con una planeación anticipada.

1. Forecast diario:

Pensado especialmente para eventos de alto tráfico, el Forecast diario ayuda a armar un mapa sobre el comportamiento de los consumidores en fechas determinadas. Por lo general suele ser un modelo “U”, donde los primeros días del evento las ventas están sobre la media, para luego pasar a una etapa de estabilización y finaliza con promociones especiales que potencian las últimas ventas prontas al cierre del evento. 

Por lo mismo, es fundamental llevar una guía diaria que detalle las horas, promociones y descuentos para poder mapear los resultados y saber cómo actuar durante el evento.

Pilares fundamentales necesarios

Hay ciertos puntos que abarca un Forecast ideal que deben ser cubiertos por la marca en pro de contar con la información relevante para hacer una proyección futura. Entre estos están:

1. Data de entrada y salida: 

Saber el número de unidades estimadas a entrar y salir puede ayudar  a mejorar la estrategia interna de personal a contratar y de esta forma, ahorrar futuros costos. Es importante contar con el personal necesario para completar el ingreso y egreso de pedidos en tiempo y forma. 

1. Inventario de bodegas:

Basándose en la información de entradas y salidas, debiese ser posible llevar un inventario organizado al instante, pero de igual manera siempre es importante tener la actualización constante de este. 

Con este inventario, se pueden asegurar temas de espacio en bodega y almacenes para saber si se puede o no solicitar más recepciones. 

1. Espacio en almacén e infraestructura:

Para cumplir con este punto, es importante ser eficiente en el uso de espacio. Mantener lo justo y necesario para ahorrar costos y trabajar de manera organizada con los pedidos sin tener metros cuadrados perdidos. 

A la vez, los productos deben estar en correcto y seguro almacenamiento, por lo que se debe destinar parte del presupuesto a este tipo de mantenimientos.

Mantener un inventario Smart

¿Qué significa contar con un inventario eficiente?

No basta solo con un listado completo de productos, sino entender qué tipo de productos y cómo incluirlos o categorizarlos. De esta forma se puede lograr un inventario tanto de best sellers detallado como también uno con productos de baja rotación y poco inventario.

Esto hará que el almacenamiento no sea un movimiento constante de un  tipo de producto, sino una rotación organizada de abastecimiento de estos, pero también, el mantenimiento de aquellos productos clave para que estén siempre disponibles.

Desde cada área que conforma una empresa, es fundamental entender cómo sus acciones afectan en una proyección futura, por lo mismo, todo parte desde la premisa en que trabajar en constante comunicación y bajo el concepto de omnicanalidad, aportará detalles y una estructura guía hacia el futuro.